Odoo yritysohjelmisto käyttöön omatoimisesti

Onko se mahdollista?

Odoo Group Finland:issa olemme tukemassa PK-yritysten mahdollisuuksia myös omatoimiseen Odoo yritysohjelmiston käyttöönottoon.

Olemme haastatelleet PK-yrityksiä, jotka ovat omatoimisesti ottaneet avoimen lähdekoodin toiminnanohjausohjelmiston käyttöön. Haluamme tässä kertoa kokemuksista ja mahdollisuuksista omatoimiseen Odoo käyttöönottoon. Avoimen lähdekoodin ERP ohjelmistojen käyttöönotto pilvipalveluna kasvaa merkittävästi lähivuosien aikana Gartnerin toimesta tehdyn tutkimuksen mukaan vuoteen 2020 mennessä noin 80% ohjelmistotoimittajista tarjoaa ohjelmistot pilvipalveluna. Juuri pk - yritykset hankkivat yhä enemmän kaikki ohjelmistonsa vuosi- tai kuukausimaksullisena pilvipalveluna.

Suurin vaikuttaja tähän on pilvipalvelujen tuomat uudet mahdollisuudet ja avoimen lähdekoodin kehittynyt ohjelmistotarjonta. Esimerkiksi Odoo yritysohjelmistosta asiakas maksaa vain käyttöönotosta ja tukipalveluista. Suuret ohjelmistoprojekti-investoinnit ja lisenssimaksut ovat historiaa. PK-yritys saa näin yritysohjelmiston käyttöön varsin kohtuullisella kustannuksella ja vähäisellä riskillä. Yritysohjelmiston hankinta ja käyttöönotto onnistuu myös omatoimisesti tai paikallisen ohjelmistotoimittajan avustuksella tai kokonaisprojektitoimituksena.

Avoin lähdekoodi mahdollistaa omatoimisen ohjelmisto hankinnan ja käyttöönoton. Tämä ei ole mahdollista perinteisen "suljetun" ERP ohjelmiston hankinnan yhteydessä johtuen ohjelmistolisenssistä ja toimittajan suljetusta lähdekoodista. Avoimen lähdekoodin yritysohjelmistolla pk-yritys voi muodostaa sopivan ohjelmistoalustan päivittäiselle toiminnalle. Sen avulla on mahdollista hallita ja käsitellä kaikki liiketoimintaan liittyvät tärkeät tapahtumat kuten asiakastilaukset, ostot, varastonhallinta, laskutus, kassa, taloushallinto. Tapahtumien perustietoja ei tarvitse toistaa tai syöttää uudestaan joka vähentää toistuvaa rutiinityötä ja siitä johtuvaa virheiden korjausta.

Avoimen lähdekoodin ERP-ohjelmiston käyttö PK yrityksen tilaus - toimitusprosessin hallintaan ja ohjaukseen on vielä uutta. Normaali tilanne on että yrityksen tiedot on sirpaloituna ja tallennettu eri tiedostoihin. Avoimen lähdekoodin ohjelmisto mahdollistaa pk-yrityksille parempaa toimituskykyä ja merkittäviä kustannussäästöjä yrityksen päivittäisessä tietojenkäsittelyssä.

Odoo ohjelmiston ketterä käyttöönottologiikka toimii kuten LEGO palikat jossa löytyy aina yhteensopivat ratkaisut.




Voit laajentaa omaa käyttöönottoa toiminnan ja tarpeen mukaan. Laajennukset on helppo toteuttaa lataamalla netistä uusia yhteensopiva lisätoimintoja. Käyttöönotto onnistuu myös rajatusti omatoimisesti oman osaamisen edellytyksien pohjalta. Suomessa laajemmin käytetyt avoimen lähdekoodin ERP yritysohjelmistot ovat Odoo / OpenERP Belgiassa kehitetty globaali ohjelmisto käyttäjiä n.3 milj. ja Suomalainen Pupesoft. Ohjelmistot ovat olleet markkinoilla yli 10 vuotta ja Suomesta löytyy molemmista riittävästi osaavia toimittajia.

Saavutettavat hyödyt voivat olla merkittävät kun toimii oikein! Valitettavasti kokemuksesta moni yritys lähtee liian laajasti kokeilemaan eri moduuleja ja toimintoja ja turhautuu kun järkevää tulosta ja kokonaisnäkemystä ei saada aikaiseksi. Yleisin syy epäonnistumiseen on se että lähdetään omatoimisen käyttöönottoon soveltamalla toimintoja missä keskinäiset riippuvuudet on vaikeata hahmottaa ja lopputulos on yleensä turhautuminen käyttöönotto ei toteudu halutulla tavalla. Tähän löytyy asiantuntevaa apua esim.Odoo Group Finland on kehittänyt valmiita aloituspaketteja ja tarjoaa ohjattua toimintaa ja tukea PK yrityksen vaativaan omatoimiseen käyttöönottoon.

Mihin yrityksen toimintoon omatoiminen käyttöönotto sopii parhaiten ja mitä osaamista se vaatii yritykseltä? Omatoimisesta avoimen lähdekoodin ERP ohjelmiston käyttöönotosta on lukuisa onnistuneita esimerkkejä Suomessa pääosin PK yrityksissä toteutettuja kts. suositus lista alla toteutusprojekteista. Näissä toteutusprojekteissa on poikkeuksetta yrityksessä ollut henkilöitä joilla on tietojenkäsittelystä kokemusta ja tietokantaosaamista. Omatoiminen käyttöönotto kannattaa ehdottomasti aloittaa yrityksen tärkeimmästä toiminnasta ja edetä käyttöönotossa vaiheittain. Seuraavista käyttöönotto vaihtoehdoista voi kokemuksella suositella kun yritys valitsee omaan toimintaan sopivan käyttöönotto kohteen.

Asiakuuden hallinnasta ja / tai palvelutuotannosta (esim. IT-palvelut.)Asiantuntija ja / tai projektituotanto palveluista (esim. suunnittelutoimisto.)

Tuote & palvelu myynnistä ja siihen liittyvästä hankinta ja varasto logistiikasta (esim. laitteiden jälleen myynti ja huoltopalvelu.)

Valmistava teollisuus, tilauksesta ja / tai varasto vetoisesta toiminnasta. (esim. metallialan sopimusvalmistus tai elektroniikkalaitteiden valmistus.).

Ohjelmiston käyttöönoton laajennusta eli seuraavaa vaihetta kannattaa myös suunnitella alussa kun siihen yleensä tulee tarvetta se edesauttaa omatoimisen käyttöönoton kokonaishallintaa.

Etenemisvaihtoehdot ERP ohjelmiston hankinnassa, omatoimisesti käyttöön vai ostaa kokonaisprojekti toimituksena? Helpoin tapa on tietysti lataa internetistä valmis ohjelmiston ja aloittaa kokeilukäytön jos tietää mitä tekee ja yrityksellä on tietokanta ja ohjelmisto logiikan perustietoa. Tämä toimintatapa onnistuu parhaiten erillisen toiminnon soveltamisessa ja esim. asiakuuden -tai projektinhallintaohjelmiston käyttöönotossa. Kriittiset kohdat omatoimisessa käyttöönotossa on todettu olevan ohjelmiston määrittely ja soveltaminen sekä käyttöönotto ja tehokas sovittaminen yrityksen liiketoimintaan. Omatoiminen ja ohjattu käyttöönotto toimii parhaiten kun yritys tietää mitä toimintoja haluavat ottaa käyttöön ja itse soveltaa ja miten laajalle liiketoimintaan ERP ohjelmistoa otetaan käyttöön omin voimin. Silloin on myös hyvä varmistaa että hankittavaan ohjelmistoon on saatavilla tarpeen mukaan paikallisesti asiantuntijan ohjeistusta ja toimintamalleja avuksi.

Vaihtoehtona omatoimiseen käyttöönottoon on hankkia valmisohjelmisto ERP projekti toimituksena. Valmisohjelmisto toimituksessa käyttöönoton vaatima ketteryys ja yrityksen oma kehityspanostus on yleensä projektissa rajallinen. Valmisohjelmistot sopii harvoin sellaisenaan vaikka myyntivaiheessa näin usein kuvataan. Siitä syystä ERP toimitusten käyttöönotto on usein jäänyt vajaaksi ja tavoiteltu hyöty saavuttamatta kun asiakkaalta pyydetään lisää maksua projektin jatkamiseen. Ohjelma muutokset ja räätälöinti ERP projektin toimituksen aikana on poikkeuksetta aina edessä ja toteutus on kallista ja harvemmin PK yrityksen saavutettavissa.

Hankittava ohjelmisto ei saa olla PK yritykselle este kehitykselle ja yrityksen kasvulle ja toiminnan muutokselle.  Avoimen lähdekoodin ohjelmistot on tässä suhteessa PK yrityksille varteenotettava ja edullinen lisenssimaksuista vapaa ERP hankinta jota nykyaikainen internet teknologia hyvin tukee. Ohjelmistot ovat aidosti modulaariset joka mahdollistaa kohtuuhintaisen räätälöinnin joustavat laajennus ominaisuudet sekä avoimet rajapinnat integrointiin muihin ohjelmistoihin juuri omaan toimintaan sopivaksi.

Omatoimisen ERP ohjelmiston hankinnan argumentit PK yrityksessä.  Kun yritys omatoimisesti hankkii toimivan avoimen lähdekoodin ERP:in ja haluaa itse ottaa vastuun ratkaisun rakentamisesta ja käyttöönotosta kannattaa hankkia tarkoitukseen hyväksi todettu kattava Tarjous- Tilaus- Toimitus- Laskutus ohjelmistoa joka käyttöönotettuna lisää merkittävästi PK yrityksen toimituskykyä ja tuottaa hyödyllistä lisäarvoa asiakassuhteiden hoitamisessa. Toimiva ERP yritysohjelmisto lisää yrityksen arvoa ja tuottaa sen lisäksi lisäarvoa sen asiakkaille ja toimittajille.

Parasta avoimen lähdekoodin omatoimisessa käyttöönotossa on, että yritys voi arvioida ja päättää minkä osuuden haluaa tehdä itse ja mitä kannattaa mahdollisesti hankkia toimittajalta. Asiakas valitsee minkä tasoinen omatoimisuus yritykselle sopii parhaiten ohjelmistotoimittajan tarjoamien omatoimisen käyttöönotto vaihtoehtojen pohjalta. Suositus on että yritys arvioi mitkä resurssit tarvitaan oman ERP ratkaisun tekemiseen ja käyttöönoton toteutukseen. Ohjelmiston sovellutus tarpeen selvityksen ja käyttöönoton voi toteuttaa itse tai yhdessä ohjelmisto toimittajan kanssa.

Tee se itse ja osta ERP projektiin tarvittava osaaminen on hyvä ja tehokas yhdistelmä. Ohjelmiston toimittajan kanssa on mahdollista selvittää ja varmistaa asiakkaan käsitystä yrityksen kyvystä hallita itse koko käyttöönottoa tai onko tarve ohjattuun toimintaan. Yritykselle on tärkeätä käyttöönotto projektin alussa opetella ja tietää miten uusi ohjelmisto toimii jotta sitä osataan käyttää oikein. Omatoimisen toteutuksen avulla yritys varmistaa käytön oppimisen joka siten lisää ohjelmiston tehokasta hyödyntämistä yrityksessä. Valmiin ohjeistuksen ja oikean neuvonnan avulla omatoiminen käyttöönotto onnistuu parhaiten. Valmiin ohjeistuksen ja sovittujen tarkistus vaiheiden avulla yrityksen on helpompi toimia ja se nopeuttaa käyttöönottoa sekä säästää yrityksen arvokasta työaikaa. Valmiiksi asennettu toimintokohtaisten sääntöjen määrittelyn ja valmiiksi asennettu perustamistietojen ja tapahtumien avulla saadaan näin nopeasti koottua Odoon alustalle toimivaa sovellusta yrityksen omatoimiseen käyttöönottoon.

Omaa työaikaa pitää kuitenkin yrityksessä varata reilusti vähintään 10- 12 kalenteriviikkoa ! Omatoimiseen ERP projektin toteutukseen menee kokemuksen mukaan yrityksen työaikaa 2- 3 kertaa enemmän verrattuna valmiina ostettuun ERP projekti toimitukseen, toimitusaikaan vaikuttaa tietysti ohjelmistotoimituksen laajuus.

Tavoite on saada ohjelmisto nopeasti hyötykäyttöön on yrityksille tärkeätä! Vertailun vuoksi esim. Odoo asiantuntijapalvelun vakioprojekti toimituksen kesto on 3- 6 viikkoa ja laajempi tukkukaupan tuotteiden ja palvelujen osto/myynti / varasto projekti toimituksen kesto on 6-10 viikkoa.

Yrityksen pitää varata riittävästi kalenteriaikaa omatoimiseen käyttöönottoon! Kokemuksemme mukaan 20-30 viikkoa vaatii laajemman omatoimisen käyttöönotto projektin toteutus. Sen lisäksi kuten aikaisemmin todettu että on eduksi ja tarpeellista että yrityksessä on kokemusta tietokantaohjelmiston toiminnasta ja että ennen aloitusta suunnitellaan projektin laajuus, tarvittavat resurssit ja aikataulut. Lisäksi on hyvä selvittää mahdollisuus hyödyntää ohjattuun käyttöönottoon tehtyjä valmiita ohjelmistoja ja asiantuntijapalveluja.

Ohjeellinen toteutusaika / kustannusarvio omatoimisen ERP:in käyttöönotosta verrattuna valmisprojekti toimitukseen oman työn arvio hintana 33 €/h.                                   

Vertailussa käytetty Odoo yritysohjelmiston vakio toimituskokonaisuuksia.

Asiakuudenhallinta toiminnot: Omatoimisesti käyttöön ilman tukea 10- 12 työpäivää ja kalenteriaikaa 10-12 viikkoa ja oman työn kustannus arvio 2.600- 3.200 €. Valmisprojekti toimitusaika 2- 3 vk. hinta arvio 1.800-2.500 €.

Asiantuntija ja projektipalvelu toiminnot: Omatoimisesti käyttöön ilman tukea 15- 20 työpäivää ja kalenteriaikaa 15- 20 viikkoa ja oman työn kustannus arvio 3.900- 5.200 €. Valmisprojekti toimitusaika 4- 5 vk. hinta arvio 2.500- 3.500 €.

Tuote ja palvelumyynti, hankinta, varasto ja logistiikkatoiminnot: Omatoimisesti käyttöön ilman tukea 25- 30  työpäivää ja kalenteriaikaa 20- 30 viikkoa ja oman työn kustannus arvio 6.500- 7.800 €. Valmisprojekti toimitusaika 6- 8 vk. hinta arvio 4.300- 5.400 €.

Huomionarvoista on se, että omatoimisen käyttöönoton laajuus vaikuttaa niin että oman työn kustannukset kasvavat nopeasti jopa 50% suuremmiksi verrattuna valmisprojektin hankintaan.

Odoo Group Finland / ERPware / Kaj Henrik Sjöholm.

Lisää tietoa: kaj.sjoholm@erpware.fi, veikko@unkkuri.com, kari.lindgren@emsystems.fi

Copyright © Odoo Group Finland